¿Qué es un inventario? Este término se refiere a la lista de bienes que una empresa tiene almacenados con la idea de realizar una operación determinada (es decir: compra, alquiler, venta, uso o transformación). Por lo tanto, la gestión de inventario se refiere precisamente a la coordinación del ingreso, administración y salida de los materiales que un negocio necesita para desarrollar su actividad.

Estamos hablando, entonces, de una parte de vital importancia dentro de la contabilidad de costes (también conocida como contabilidad analítica). De esta forma, y junto a otras técnicas diferentes relativas a otras áreas, la gestión de inventarios es un instrumento primordial a la hora de estudiar la estructura de costes de un negocio y optimizar todas las operaciones tanto del almacén en concreto como del flujo de trabajo en general. Porque, muchas veces, de la salud del inventario depende la salud de una empresa.

Optimizar el inventario significa optimizar la misma empresa. Eso ya da una pista de lo importante que es. Los beneficios de llevar una buena gestión de existencias son:

✓ Ayuda a reducir drásticamente el coste de mantenimiento del inventario, ya que una buena gestión de este se traducirá en que las existencias estarán inmovilizadas el menor tiempo posible.
✓ Es una herramienta perfecta para calcular y ajustar el coste de producción de las materias primas de una empresa.
✓ Afina la precisión con la que realizar predicciones de flujos de demanda y así evitar desabastecimientos o excesos de almacenaje, ya que ambos casos implican pérdidas económicas para el negocio.
✓ Evita pérdidas, extravíos y robos que, si no fuera por una monitorización constante y eficaz, podrían pasar totalmente desapercibidos.
✓ Permite conectar el inventario con otras áreas de la empresa y así mejorar los diferentes flujos de trabajo de una misma empresa.

No existe un sistema de control de inventarios único y aplicable a todas las empresas. Cada negocio, de hecho, debe establecer su propia estructura de gestión, aunque sea adaptando alguno de los sistemas más extendidos y de comprobada eficacia. La idea principal es que, si la cuestión es controlar los bienes materiales de una empresa, el punto de partida de todo sistema de gestión deberá ser listar estos mismos bienes con base en ciertas características básicas.

Las más comunes suelen ser la descripción del propio bien, su número y la localización dentro del almacén. Pero repetimos: es probable que una empresa necesite resaltar y listar ciertas características de sus bienes materiales que serán totalmente irrelevantes para la empresa de al lado. Lo importante es que las características listadas nos permitan tener los bienes totalmente localizados y saber si es necesario reponerlos. Y si, además, nuestro sistema nos permite realizar predicciones fiables sobre el flujo de materiales, mejor.